Årsmøde, beretning og referat - Vedbæk Havnedag

Gå til indhold

Årsmøde, beretning og referat

Om Vedbæk Havnedag
Årsmøde
 
Foreningen Vedbæk Havnedag
 
Tirsdag den 2. oktober 2018
 
Havnedagsudvalgets beretning 2018
 
Foreningen Vedbæk Havnedag markerede sig i jubilæumsåret 2018 med at stå for afvikling af tre arrangementer, som vi kan glæde os over alle forløb tilfredsstillende med mange tilfredse deltagere og besøgende med positive tilbagemeldinger på trods af lidt regn til de udendørs arrangementer:
 
Vedbæk Byfest fredag 23. marts med middag og underholdning i Vedbæk Stationsbygning
 
Vedbæk Havnedag søndag 12. august med aktiviteter på havnen og strandene
 
Jubilæumskoncert efter havnedagen på sydstranden
 
Før jeg i beretningen kommer nærmere ind på forløbet af de forskellige aktiviteter i løbet af året, selve havnedagen i 2018 og lidt om muligheder og forventninger til fremtiden vil jeg i anledning af jubilæumsåret knytte et par kommentarer til udviklingen af Vedbæk Havnedag (VH) og nogle af de elementer som differentierer Vedbæk Havnedag fra mange andre by- og havnefester. Vi har gradvis gennem 10 år opbygget kendskabet til vores årlige aktivitet og i stigende omfang gjort det til en populær begivenhed, som mange fra nær- og fjern glæder sig til og prioriterer i deres årskalender.
 
10 år med Vedbæk Havnedag – lokal forankring og samarbejde på tværs
 
For 10 år siden meldte Vedbæk Boldklub ud at de ikke længere ville stå for en havnefest til Sankt Hans og der var bred enighed om at festen på Vedbæk Havn trængte til fornyelse, hvis den skulle genoplives. Med min henvendelse til dels Tom Olsen som havnefoged og Marianne Meinertz som daværende formand for handelsforeningen med kommentaren I lyset af informationerne omkring Havnefestens skæbne må der da være basis for en fornyet drøftelse og vurdering af mulighederne for at få arrangeret en ordentlig havne/byfest i Vedbæk” blev der i samarbejde med blandt andet Erik Mollerup, Jan Sømod og Kulturområdet i Rudersdal taget initiativ til at etablere et nyt og differentieret koncept med en årlig aktivitetsdag på havnen og strandene i Vedbæk for alle. Det økonomiske grundlag for første udgave af Vedbæk Havnedag blev et tilskud på kr. 2.000,- fra den tidligere Vedbæk forening ”Mere Liv i Vedbæk”, hvor jeg havde overtaget foreningens konto og medlemsliste, en ansøgning til Rudersdal Kommune om et tilskud baseret på 3-benssamarbejdet – handel, kultur og kommune – samt sponsorstøtte fra et par lokale virksomheder. Foreningen Vedbæk Havnedag blev stiftet i 2010.
 
Der var bred enighed om at samarbejde på tværs, lokal forankring og ikke mindst etablering af et koncept med en aktivitetsdag med mange forskellige gratis aktiviteter for alle aldersgrupper - men med fokus på børn og børnefamilier – skulle være værdigrundlaget.
 
Vedbæk Havnedag fremhæves af de mange tilfredse besøgende gennem årene specielt for –
 
-          Den gode og afslappede stemning
 
-          De mange gratis aktiviteter
 
-          De mange muligheder for at prøve noget nyt og være aktiv
 
-          En god blanding af underholdning, aktiviteter og netværksmuligheder
 
-          Mange børneaktiviteter
 
Ved havnedagsudvalgets arbejde gennem 10 år med mange hundrede møder, tusindvis af e-mails og samtaler og 10 flotte afviklinger af Vedbæk Havnedag er konceptet fastholdt og videreudviklet, så Vedbæk Havnedag i dag er en velkendt og populær årlig aktivitet såvel i Rudersdal Kommune som af mange i omkringliggende kommuner- symboliseret ved det velkendte logo med havnedagsmågen.
 
Vedbæk Byfest – version 2 – hygge og samling for arrangører, sponsorer, samarbejdspartnere og andre lokale
 
Anden udgave af Vedvæk Byfest – et initiativ, der tog udgangspunkt i havnedagsudvalgets beslutning i 2016 om at sætte et beløb af til en ”forsamlingshusfest”, hvor arrangører af havnedagen kunne mødes til en hyggelig aften i lokalområdet halvvejs på vej mod havnedagen med vores primære sponsorer, gode samarbejdspartnere til havnedagen samt andre fra lokalområdet i Vedbæk – havde lidt færre deltagere end i 2017 med ca. 90 personer til spisning, underholdning og lokale indslag i Vedbæk Stationsbygning - primært grundet valg af dato, som var i tilknytning til Påsken.
 
Vedbæk Byfest blev afviklet i et godt samarbejde med Den Gamle Station/Stefan Bry og havde udover muligheden for at samle sponsorer og samarbejdsparter omkring havnedagen også fokus på at samle butikkerne på Vedbæk Stationsvej og andre lokale fra Vedbæk.
 
Planlægningsgruppen for byfesten bestod udover 4 repræsentanter fra havnedagsudvalget af Stefan Bry fra stationsbygningen samt 3 frivillige. Som arrangører er vi igen blevet opfordret til at gøre det til en fast tradition, hvilket det nye havnedagsudvalg må vurdere.
 
Vedbæk Havnedag 2018 – en god jubilæumsdag med mange aktiviteter og besøgende
 
Vedbæk Havnedag 2018 havde atter mange tusinde tilfredse besøgende og havnedagsudvalget kan se tilbage på en meget positiv evaluering. Koncept, organisation, samarbejde, miks af aktiviteter, musik, lyd, kulturelle- og foreningstilbud, boder, spisemuligheder og underholdning fungerede godt. En smule regn som afslutning på dagen kunne ikke ødelægge det overordnede indtryk af en rigtig god og aktiv dag.
 
Som udgangspunkt for udvalgets arbejde i 2019 kan enkelte elementer fremhæves i forbindelse med beretningen:
 
-          Vedbæk WaterRun blev afviklet for anden gang og rummer potentiale til at blive videreudviklet til en succes på linje med Plankedysten. 13 hold havde taget mod udfordringen med løbeturen i vandet – herunder et hold fra den amerikanske ambassade, som modtog udklædningspræmien. Konkurrencen blev i lighed med 2017 speaket af en veloplagt borgmester Jens Ive og Rosenhuset stod for afvikling og præmier. Hold fra Nautilus, Rosenhuset og Holte Atletik med unge kræfter løb med præmierne.
 
-          Plankedysten har fra starten af VH været kulminationen på dagen og en meget populær publikumsaktivitet. Mads ”blærerøv” Christensen gjorde det atter godt som speaker, men der var enighed ved evalueringen om at der næste år skal strammes op på koncept og forberedelser – herunder regler for blandt andet fodtøj, bedre planlægning af hvem der skal på planken, placering af planken, osv.
 
-          Markedspladsen havde iår et større udvalg af stande end tidligere med såvel mad og drikke som forskellige produkter, foreningstilbud og politiske samt kommunale budskaber. Der blev fra de fleste sider udtrykt stor tilfredshed med godt salg og mange besøgende. En stor tak til Camilla, der som handelsforeningens repræsentant i havnedagsudvalget, gjorde en stor indsats for at inspirere så mange butikker som muligt til at deltage.
 
-          Loppemarked med Den Gamle Station og børneloppemarked til VH blev introduceret ved havnedagen sidste år og bør fortsætte i 2019. Placering af området med loppemarkedsstande bør drøftes i udvalget for at sikre at de er synlige og føler sig som en del af helheden ved havnedagen.
 
-          Underholdning og aktiviteter, som en del af miljøet på hele området er blevet en af de kvaliteter ved VH som værdsættes og skaber en god stemning i hele området. Udover musikerne som cirkulerer rundt på hele området var der iår optræden blandt publikum af Gøgler Kasper, et kor og underholdende indslag fra nogle af boderne. Det er vigtigt fortsat at prioritere muligheder for ”streetperformance” frem for store og dominerende aktiviteter. Samtidig skal havnedagsudvalget også overveje om der i 2019 skal gøres lidt ekstra for at ”indramme” og sætte fokus på underholdningen og de frivilliges optræden på scenen.
 
-          Fokus på aktiviteter for børn er et kerneområde for VH. Mange børn og børneforældre ser frem til Vedbæk Havnedag, hvor de kan tilbringe en hel dag med at prøve aktiviteter, blive underholdt og blive inspireret uden at det koster kassen. Hoppeborge, Waterballs, Funbumbers, krabberace, rør ved fisk, prøv en tur i dykkertanken og mange andre aktiviteter for børn er fortsat tilløbsstykker.
 
-          Foreningsaktiviteterne er en grundlæggende del af Vedbæk Havnedag. De fleste af havnens foreninger har gennem årene markeret sig hvert år med populære aktiviteter og muligheder for at besøgende kan prøve noget nyt, blandt andet Vedbæk Kajakklub, Dykkerklubben og Vedbæk Sejlklub.  Også andre idrætsforeninger som f.eks. SNIK Vandpolo, Rudersdal Badmintonklub og Vedbæk Tennisklub har i stigende omfang benyttet VH til at vise deres foreningsaktiviteter og dermed også bidraget til at skabe en god, varieret og aktiv havnedag. Etablering og udbygning af samarbejde med nogle af foreningerne på havnen kan stadig udvikles, da ikke alle benytter muligheden for åbent hus og profilering af deres forening og aktiviteter til Vedbæk Havnedag. Samarbejdet med foreningerne i løbet af året og frem mod havnedagen bør også styrkes om muligt.
 
-          Lyd og speak er blevet en speciel kvalitet ved Vedbæk Havnedag, som er med til at skabe sammenhæng og stemning over hele havnedagsområdet. Samtidig giver det god mulighed for løbende informationer, annonceringer samt PR for virksomheder, foreninger og aktiviteter. Atter en stor tak til vores lydmand, Bjarne for en kæmpe indsats med at binde dagen sammen med lyd og speak – et vigtigt og unikt element ved VH.
 
-          Det skal fortsat overvejes hvordan der skabes oversigt og sammenhæng i hele aktivitetsområdet for VH, som også omfatter strandene. I 2019 bør det atter overvejes om der kan opsættes oversigtskort over hele området. Evalueringen pegede på at Sydstranden fortsat kan udbygges med aktiviteter, som tiltrækker publikum, f.eks. for unge, hvor UIR i 2018 havde etableret ungemiljø.
 
 
Jubilæumskoncert med Erann DD og band
 
Havnedagsudvalget havde besluttet at markere jubilæumsåret med en koncert på sydstranden som afslutning på havnedagen. Som opvarmning havde UIR lavet aftale med det lokale ungeband BOHR. Støtte fra Nordeafonden, ekstra koncerttilskud fra Kulturområdet i Rudersdal Kommune samt et afsat jubilæumstilskud fra VH skabte det økonomiske grundlag for koncerten og rammerne på sydstranden med en professional scene og lyd var en fin platform for en udendørs koncert. Formålet med koncerten udover markering af jubilæum og sætte sydstranden i spil som aktivitetsområde var også at tiltrække nye besøgende til havnedagen. Foreninger i klubhus syd arrangerede i samarbejde med Trørød Vin servering af drikkevarer.
 
På trods af silende regn blev koncerten afviklet med succes, men desværre med væsentlig færre tilskuere end forventet grundet regnvejret.
 
Samarbejde på tværs – frivillige, havnen, kommune, foreninger og erhverv
 
Et vigtigt element og succeskriterie for Vedbæk Havnedag er organisationen bag havnedagen og det gode samarbejde mellem havnedagsudvalget, Vedbæk Havn og Rudersdal Kommune. Det sikrer opbakning til foreningens arbejde med at udvikle og afholde Vedbæk Havnedag med økonomisk tilskud samt med resurser fra havnen og kommunen til havnedagsudvalgets arbejde og afvikling på selve dagen iøvrigt. Trepartsaftalen mellem parterne skal atter fornyes snarest muligt så grundlaget for foreningens arbejde frem mod Vedbæk Havnedag 2019 sikres – og meget gerne atter med støtte af en engageret tovholder fra Kulturområdet i form af Helle Lehrmann samt opbakning fra Ung i Rudersdal.
 
Men vi må atter konstatere at indsatsen med at organisere, udvikle og afvikle Vedbæk Havnedag og de andre aktiviteter har ligget på meget få personer, hvilket kan blive et problem for Vedbæk Havnedag på et tidspunkt. I forbindelse med evalueringsmødet blev igen drøftet mulighed for etablering af en støtteforening/korps med frivillige, hvor flere personer får mulighed for at tage ejerskab og deltage i såvel udvikling som afvikling af Vedbæk Havnedag. I forbindelse med evalueringen blev foreslået at der laves en kampagne med PR og tryk af foldere overfor blandt andet foreninger. Det bliver også en af opgaverne for det kommende havnedagsudvalg i 2019.
 
Det økonomiske grundlag for Vedbæk Havnedag og de tilknyttede aktiviteter
 
Driftsgrundlag med økonomiske resurser til at afholde Vedbæk Havnedag og andre aktiviteter som havnedagsudvalget beslutter i henhold til koncept og vedtægter baseres på tre indtægtskilder samt tidligere års indtægter: Sponsorstøtte, støttemidler fra Rudersdal Kommune og Vedbæk Havn samt indtægter fra stande på markedspladsen. I foreningens vedtægter er fastlagt at et eventuelt overskud – for eksempel til udlodning til ansøgninger fra havnens klubber og andre aktiviteter på havnen eller i Vedbæk – først beregnes efter at der er afsat penge til næste havnedag. Budget for Vedbæk Havnedag har gennem flere år ligget stabilt mellem 80 og 90.000 kr. pr. år med et nulresultat eller et mindre overskud. Det lykkedes atter i 2018 at få opbakning fra et par hovedsponsorer og nogle aktivitetssponsorer, som var med til at sikre det økonomiske grundlag for årets VH med midler til primært betaling af aktiviteter, musik og underholdning samt markedsføring af VH. I 2018 var Touch Repair og EDC/ Lars Zola Honorè igen hovedsponsorer sammen med Nordea fonden som atter støttede VH med kr. 20.000,- Samlet sponsorstøtte til VH inklusiv økonomisk støtte af aktiviteter og tilskud fra havnen og kommunen er kr. 80.000,- samt støtte til præmier og fortæring for havnedagsudvalget + hjælpere.
 
Årets fremlæggelse af regnskab til godkendelse vil vise at Foreningen Vedbæk Havnedag på trods af et jubilæumsår med øgede udgifter også har formået at øge indtægterne, så Foreningen Vedbæk Havnedag efter 10 år med havnedagen i økonomisk henseende efterhånden har nået målet og definitionen for overskud ifølge §9.6 i foreningens vedtægter – at der i foreningen er afsat penge til næste havnedag.
 
Samarbejde med foreninger og oplæg med retningslinjer for ansøgning om støtte fra VH
 
Jesper, Erik og undertegnede har som repræsentanter for havnedagsudvalget i 2018 haft møde med repræsentanter fra havnens foreninger – dels for at skabe interesse og opbakning fra foreningerne til at deltage aktivt i synliggørelsen af deres aktiviteter og tilbud ved havnedagen, dels for at afstemme VH retningslinjer for koncept med gratis aktiviteter og salg af produkter til havnedagen og dels for at drøfte foreningernes muligheder for at søge støtte fra VH, når foreningen har overskud og muligheder for at tildele støttemidler iflg §9.6 i vedtægterne. Ved en positiv dialog med foreningerne anerkendte foreningerne at princippet med gratis aktiviteter til VH fastholdes og ønsker en forening at sælge lidt kaffe, kage eller forslag om andet drikke og mad ved deres lokale til VH orienteres havnedagsudvalget i god tid inden havnedagen. Ønsker en forening at tilbyde sandwich eller andet mad og drikke i konkurrence med stande på markedspladsen søges havnedagsudvalget.
 
Som opfølgning på mødet og havneudvalgets beslutning om at lave retningslinjer med principper for ansøgning og tildeling af støttemidler fra Foreningen Vedbæk Havnedag i henhold til vedtægterne kan der fremover af foreninger på havnen søges om støtte fra overskud til at fremme livet og trivsel på havnen og i Vedbæk, hvis havnedagsudvalget vurderer at forudsætninger i henhold til §9.6 er til stede. (Jvf notat med principper for tildeling). Det blev ved behandling og drøftelser med foreningerne og i udvalg fremhævet at støttemuligheden samtidig er en mulighed for at støtte foreninger som allerede aktivt deltager med tilbud og aktiviteter ved VH samt motivere flere foreninger til at deltage.
 
Ansøgninger kan modtages frem til 1. februar og det kommende havnedagsudvalg skal på baggrund af årets regnskab vurdere om der skal uddeles støtte det kommende år.
 
 
 
Profilering og synlighed for Vedbæk Havnedag
 
Vi har skabt en flot og professionel profil på Vedbæk Havnedag - som produkt og som brand – som omfatter flere niveauer og markedsføringstiltag. Havnedagsmågen og logo for VH er velkendt i hele Rudersdal Kommune og af mange i omkringliggende kommuner efter mange års plakatkampagner med mågesymbolet, bannere, flyers samt annoncering på forsider af lokalaviser.
 
Vi har også iår haft stor glæde af samarbejdet med Claus Jørgensen i forbindelse med hans design og oplæg til det flotte PR og reklamemateriale. www.vedbækhavnedag.dk er løbende blevet opdateret af Bjarne Lyngeraa og fortsat en vigtig informationskanal for foreningen og Vedbæk Havnedag. Facebook for Vedbæk Havnedag er kommet op på 980 følgere (100 flere end sidste år) og administreres pt af undertegnede.
 
Der er fortsat mange flere muligheder for også at arbejde videre med udvikling af lokale og regionale netværk - herunder netværk til frivillige, virksomheder, foreninger og organisationer, som alle kan støtte Vedbæk Havnedag med deres engagement og økonomi på selve dagen.  
 
Et foto af en måge på en pæl på havnen blev udviklet til et logo for Vedbæk Havnedag – et symbol der gennem årene er blevet et populært og velkendt logo for Vedbæk Havnedag. I 2016 blev havnedagsmågen introduceret sammen med andre Vedbæk profiler på postkort – et initiativ som binder Vedbæk havn, strand og by sammen. En bro er bygget til et styrket og udvidet samarbejde i lokalområdet, som kan engagere flere interessenter og måske også etablere flere aktiviteter henover året som f.eks. Vedbæk byfest, som blev en realitet i 2017.
 
Vi håber at vi med afviklingen, profilering og indsatsen i 2018 kan inspirere flere til aktivt at deltage i videreudviklingen af Vedbæk Havnedag, som i 2019 forventes afviklet søndag den 25. august.
 
Havneudvalgets indsats frem mod Vedbæk Havnedag 2019
 
Vedbæk Havnedag er et godt miks af aktiviteter, god havnestemning, foreningsaktiviteter, fokus på børn og børnefamilier, musik i havnemiljøet, spise- og indkøbsmuligheder på handelspladsen og mangeartede kulturtilbud og underholdning for alle aldersgrupper.
 
Vi bør fortsat arbejde på justeringer og videreudvikling af populære velkendte aktiviteter, krydret med nogle nyheder og pakket ind i den velkendte ramme på Vedbæk Havn og strandene.
 
Arbejdet frem mod en succesfuld afvikling af Vedbæk Havnedag varetages af havnedagsudvalgets arbejde fra første evalueringsmøde i september frem til afviklingen næste år. En stor indsats hele året med møder, mange mails, samtaler, administration og pleje af netværk varetaget primært af frivillige kræfter suppleret med støtte og engagement fra nøglepersoner fra Kulturområdet i Rudersdal Kommune og Vedbæk Havn.
 
Som nævnt tidligere år hviler Vedbæk Havnedag fortsat på tre grundelementer:
 
- En stor frivillig indsats med planlægning, organisering og afvikling fra havneudvalgets medlemmer
 
- Økonomisk støtte fra 3-4 hovedsponsorer og primære samarbejdspartnere som Ruderdal Kommune og Vedbæk Havn.
 
- Et godt image(brand) som Foreningen Vedbæk Havnedag har opbygget gennem ti år
 
En stor tak til frivillige, foreninger, sponsorer, Vedbæk Handelsforening, Vedbæk Havn og havnens personale og kulturområdet i Rudersdal Kommune, som alle atter har været en stor og vigtig del af forberedelsen og i særdeleshed afviklingen af Vedbæk Havnedag 2018.
 
Afslutningsvis – men absolut ikke mindst en stor tak til havnedagsudvalget og voves faste samarbejdspartner Claus Jørgensen, som gennem hele året har lagt rigtig mange timers engagement og arbejde med møder, planlægning, forhandling med sponsorer og andre interessenter, drøftelser med stadeholdere, udarbejdelse og distribution af PR materiale, netværkskontakter, bogholderi, forberedelse af lyd, mange e-mails og anden korrespondance samt ikke mindst de faste udvalgsmøder på havnen. Uden denne engagerede indsats fra medlemmer af havnedagsudvalget var der ingen havnedag.
 
På vegne af Havnedagsudvalget og Foreningen Vedbæk Havnedag
 
Lars Wiskum, formand

 Klik her for at downloade referatet i PDF format
         
Foreningen Vedbæk Havnedag
Årsmøde 2018 - referat
        
 
          
Vedbæk Havnedag Årsmøde - 2.   Oktober 2018
  
 
Dagsorden  
Lars Wiskum bød velkommen til   årsmødet – 10 deltagere. Erik laver referat af årsmødet.

1. Valg af dirigent
 
Bjarne blev valgt til   dirigent
Dirigenten bekræftede, at årsmødet   er indkaldt i henhold til vedtægterne.      

2. Udvalgets beretning
Der henvises til   beretningen, som blev gennemgået af formanden og uddelt til deltagerne og som   findes i særskilt dokument.
Beretningen lægges sammen   med referatet op på foreningens hjemmeside.
  
3. Fremlæggelse af regnskab   og budget til godkendelse  
Regnskab pr. 12/8 2018,   Budget 2018 og Budget 2019 blev uddelt på mødet.  
Endvidere blev en   resultatopgørelse pr. 24/ 18 samt status for aktiver og passiver uddelt.  
Bjarne gennemgik først regnskabet, derefter status og endelig budget for 2019.  
Bemærkninger: Der er en forventning om at indtægterne fra foodstande kan øges - merindtægten   forventes at skulle dække øgede omkostninger til havnen.
Regnskab og Budget blev godkendt med de faldne bemærkninger.
  
4. Indkomne forslag  
Ingen forslag til behandling  
  
5. Fastsættelse af dato for   afholdelse af Vedbæk Havnedag 2019
– forslået 25.8 - Datoen 25. August 2019 blev vedtaget.
             
6. Valg af Havnedagsudvalgets medlemmer for det kommende år
Følgende blev valgt:
Jesper Klein -   Samarbejdsudvalget
Tom Olsen - Vedbæk Havn
Camilla Rosted - Vedbæk   Erhvers- og Handelsforening
Eva Sverdrup –   Kulturparaplyen – suppleret/afløst af Jeanett Debb, næstformand i KP i løbet af året
Lars Wiskum, Bjarne Lyngeraa og Erik Mollerup - Borgere i Vedbæk
       
7. Valg af revisor
Lars Lindgreen blev genvalgt.
  
8. Fordeling af overskud
Der henvises til   beretningen hvoraf det fremgår, at der er udarbejdet retningslinjer for fordeling af overskud i henhold til vedtægterne med mulighed for ansøgning om støtte.
Havnedagsudvalget skal tage stilling til ansøgninger og beløbets størrelse   for uddeling i 2019.
9. Eventuelt  Intet til drøftelse        

Til stede:
Camilla (Vedbæk erhvervs og handelsforening)
Bjarne (borger)
Jesper (foreningerne)
Henrik (Søspejderne)
Jack (Kulturparaplyen)
Tom (Havnefoged)
Thomas (Surf og Sejlklub),
Erik (Borger)
Eva (Kulturparaplyen)
Lars   (borger).
  
       
 
       
 
Tilbage til indhold