Referat af årsmøde 2021 - Vedbæk Havnedag

Gå til indhold

Referat af årsmøde 2021

Om Vedbæk Havnedag
Udvalgets beretning findes som separat tekst efter selve referatet.

Referat af Årsmøde i Foreningen Vedbæk Havnedag 2021

Mødedato/sted: Onsdag den 07. oktober 2021 kl. 19.00 i Vedbæk Sejlklubs lokaler Vedbæk havn

 
Tilstede:
Fra havnedagsudvalget (HU): Lars Wiskum, Bjarne Lyngeraa,  
Jesper Klein, Claus Jørgensen, Tom Olsen (Vedbæk Havn)
Øvrige: Hans Jeremiassen (Vedbæk Grundejerforening), Mikael Jensen (Vedbæk Sportsdykkerklub), Per Carøe , Oddie Johannesen og Kristian Jørgensen (Oddies kaffebar og aktive i strandens foreninger)

 
Dagsorden

1. Valg af dirigent
Hans Jeremiassen blev valgt som dirigent og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt, den udsendte dagsorden var i overensstemmelse med foreningens vedtægter, og forsamlingen var beslutningsdygtig i henhold til vedtægterne – jf. § 6.

 
2. Udvalgets beretning
Som formand for Foreningen Vedbæk Havnedag gennemgik Lars Wiskum årsberetningen.

Følgende punkter blev især fremhævet:
Aflysningen af midtvejsfesten og usikkerheden om mulighed for at kunne afvikle Havnedagen
En decimeret havnedag grundet restriktioner - men trods alt rigtig god havnedag med mange besøgende.
Det positive samarbejde med Mantzius og med havnens foreninger vedrørende afvikling af havnedagen
Arbejdet med synliggørelse af foreningen og havnedagen.

Beretningen blev udleveret til mødedeltagerne. Beretningen er vedlagt dette referat.
Beretningen blev taget til efterretning.

 
3. Fremlæggelse af regnskab og budget

Regnskab
Bjarne L og Lars W gennemgik og kommenterede det reviderede regnskab pr 29. september.
Regnskabet afveg pga den korte planlægningsperiode og den corona-decimerede udgave af selve Havnedagen selvfølgelig en del fra det budgetterede i 2020.
Resultatet pr. 29. september viser et foreløbigt overskud på selve havnedagen kr. 20.656 kr, hvilket blandt andet skyldes udeladelse af forskellige aktiviteter.
Regnskabet er udarbejdet af foreningens revisor på grundlag af foreningens bogholderi (alle transaktioner foregår via foreningens bankkonto).
Regnskabet blev udleveret til mødedeltagerne.

Budget
Lars W og Bjarne L kommenterede budgettet for 2022:
  • Budgettet for 2022 er lavet med afsæt i regnskaber/budget fra ”normale” år, men er dog meget ”konservativt”
  • Vi vil atter søge kommunalt tilskud og håber at vi fortsat kan modtage denne støtte
  • Sponsorater indregnet på et ”konservativt” niveau næsten som det oprindelige budgettet for 2021
  • Stadepladser – stort set som i regnskabet for 2021
  • Markedsføring – som i budgettet for 2021
  • Andre aktiviteter/poster: Stort set samme niveau som tidligere år.

 
4. Indkomne forslag
Der var ikke indkommet forslag.

 
5. Fastsættelse af dato for afholdelse af Vedbæk Havnedag 2022
Søndag den 14. august 2022

 
6. Valg af havnedagsudvalgets medlemmer for det kommende år
Havnedagsudvalget består således i 2021 efter valg:
  • Havnens Samarbejdsudvalget – Jesper Klein
  • Vedbæk Havns bestyrelse/havnekontor – Tom Olsen
  • Vedbæk Handels- og Erhvervsforening – ubesat*
  • Rudersdal Kulturparaply – ubesat* .
  • Rudersdalborgere (uafhængige af foreninger) – Lars Wiskum, Bjarne Lyngeraa, Erik Mollerup og Claus Jørgensen.
  • *) Per Carøe (Rudersdalborger) blev valgt som medlem af HU som ekstra medlem pga de 2 ubesatte poster

 
Derudover har følgende meldt sig til at bidrage med udvikling af ideer, projekter,m.m. i relation til VHD: Oddie og Kristian.

 
7. Valg af revisor
Lars Lindgreen blev genvalgt som havnedagsudvalgets revisor.

 
8. Fordeling af overskud
HU skal på et af de første møder tage stilling til hvor meget og hvordan der skal udloddes af årets overskud jvf. Vedtægternes § 9.6

 
10. Eventuelt
Under mødets punkter 2-6 blev fremsat og drøftet forskellige forslag som af referatmæssige grunde er samlet her:
  • Kommunen forventes at kunne stille scene gratis til rådighed til næste år - der skal dog betales for lyd.
  • Godt råd: Få pristilbud fra ”driften” på det ønskede arbejde (vejskilte, flagopsætning mm).
  • Opfordring til foreningerne om at hjælpe til med at skaffe stadepladser. Evt. skal der udarbejdes folder til støtte for det.
  • Kan Musikskolen hjælpe med ”musik i miljøet”?

 

 
Dirigent og formand takkede for godt møde.

 
Konstituering af HU vil foregå på næste møde i HU.

 
Referent: Bjarne L.  10. oktober 2021    Godkendt af dirigent  Hans Jeremiassen  10. oktober 2021

 
Fil: Referat af årsmøde i Foreningen Vedbæk Havnedag 2021-10-07 final.docx

Udvalgets beretning:



   
Årsmøde
 
Foreningen Vedbæk Havnedag 
 
Torsdag den 7. oktober 2021
 
Havnedagsudvalgets beretning 2021
 
 
Havnedagsudvalgets arbejde i det forløbne år i Foreningen Vedbæk Havnedag efter årsmødet 2020 og frem til dette årsmøde har været præget af situationen med begrænsninger og forsamlingsrestriktioner grundet Covid og ikke mindst uvisheden fra møde til møde om forsamlingsbegrænsninger og udviklingen af virus i Danmark og hvad der ville være muligt at planlægge og afvikle. Med baggrund i det muliges kunst har udvalgets arbejde det forløbne år derfor kun koncentreret sig om en aktivitet:   

Planlægning og afvikling af Vedbæk Havnedag søndag 15. august
 
Havnedagsudvalgets (HU) arbejde mellem årsmøderne består dels af månedlige fællesmøder og dels af individuelle løbende indsatser fra hver af udvalgets medlemmer indenfor deres område og netværk - jævnfør foreningens vedtægter om HU`s sammensætning med repræsentanter fra havn, kultur og erhverv samt frivillige og foreningens formål.  
Situationen omkring Covid og restriktioner i det forløbne år gav ikke HU mulighed for at overveje planlægning af by- eller midtvejsfest i Vedbæk eller andre Vedbæk aktiviteter frem mod afviklingen af 12. udgave af Vedbæk Havnedag august 2021.  
Vedbæk Havnedag er som bekendt blevet en af kommunens største faste årlige aktiviteter og samler 5-10.000 besøgende på området på Vedbæk Havn og omkringliggende strande.

 
Planlægning af en aktivitet i en tid med Covid og begrænsninger
Efter sidste årsmøde blev Helle Lehrman, kulturområdets repræsentant i havnedagsudvalget og projektleder for HU, afløst af Merete Arnoldi grundet nye arbejds- og ansvarsopgaver i Kulturområdet. Helle Lehrmann har været med fra starten på etablering af den nye Vedbæk

Havnedag. HU måtte ligeledes tage afsked med Eva S. Sverdrup, Kulturparaplyens repræsentant i havnedagsudvalget, da hun skulle på pension. Eva har på bedste vis stået for kontakten til det kulturelle netværk i Rudersdal og koordineringen af kulturelle indslag til havnedagen. HU takkede begge for den mangeårige indsats og tog afsked med dem ved et af de første møder efter havnedagen 2020.
   
   
   

 
         

 
Efter succes med introduktion af det nye koncept med Vedbæk Dagen Rundt i 2020 - jævnfør sidste års beretning - havde udvalget ved møder slut 2020 og start 2021 overvejelser om der skulle planlægges mod et Vedbæk Dagen Rundt arrangement igen eller en Corona tilpasset udgave af Vedbæk Havnedag frem mod august 2021. På trods af stigende smittespredning og restriktioner start året besluttede HU at arbejde mod at planlægge og afvikle en traditionel Vedbæk Havnedag
15. august – selvfølgelig med respekt for gældende begrænsninger på afviklingstidspunktet.  
Med udgangspunkt i et fortsat tæt samarbejde mellem havnedagsudvalget, Vedbæk Havn, foreninger på havnen, Kulturområdet i Rudersdal Kommune og handels- og erhvervslivet i Vedbæk blev HU`s planlægning ved møderne fokuseret mod at afvikle en god dag på havneområdet og strandene i Vedbæk med velkendte og populære aktiviteter – i det omfang det ville være muligt.

 
Vedbæk Havnedag 2021 – med afspærring og fravalg af populære havnedagsaktiviteter
 
I forbindelse med planlægningen af havnedagen, som i høj grad blev præget af det muliges kunst, blev udvalgets arbejde fokuseret på:  
- muligheder for etablering af et afspærret område på havnen med adgang for maks. 2500 personer ifølge gældende Covid restriktioner  
- et tæt samarbejde med Mantzius Live omkring etablering af en scene samt afspærring og adgangskontrol til det afspærrede område  
- etablering af et dynamisk område med boder, handel, foreninger, aktiviteter og ikke mindst budskaber fra de politiske partier  
- fokus på havnens foreninger, som holdt åbent hus og selv stod for overholdelse af gældende regler om restriktioner i forbindelse med deres aktiviteter.

 
Desværre betød situationen med Covid og begrænsninger at vi måtte undvære nogle af de mest populære aktiviteter til Vedbæk Havnedag – ikke mindst Plankedysten, hoppeborge til børnene, Waterballs, krabberæs og bassin med havets smådyr.  
   


På trods af begrænsningerne arbejdede HU ved planlægningen fortsat på at prioritere og fastholde de værdier, som er grundlæggende ved afviklingen af Vedbæk Havnedag i det omfang som det er muligt, hvor deltagere, aktiviteter og samarbejdspartnere bliver spredt over området på havnene og strandene med fokus på:  

     - Et arrangement med mange gratis aktiviteter, muligheder og lokale oplevelser
     - En god blanding af underholdning, kultur, aktiviteter og netværksmuligheder
     - Et blandet udvalg af muligheder for at opleve noget nyt og være fysisk aktiv
     - Målrettet alle alders- og interessegrupper af borgere med specielt fokus på familieaktiviteter   

 
          



 
En elsket tradition vender tilbage, når der er Vedbæk Havnedag”

 
Vedbæk Havnedag er en årlig attraktion, som tiltrækker besøgende fra dels Vedbæk området – men i lige så høj grad fra andre dele af Rudersdal samt nærliggende kommuner.
Tidligere undersøgelser har flere år vist at ca. 1/3 af de besøgende kommer fra Vedbæk/Trørød området, ca. 1/3 fra andre dele af Rudersdal Kommune og resten fra andre kommuner. Iår var der henover hele dagen stor interesse og godt med besøgende til havnedagen – såvel på det afspærrede område som på de omkringliggende områder med aktiviteter.

  


   

Rudersdal Avis havde atter en fin omtale af havnedagen såvel op til afviklingen som efterfølgende med bla. forsideoverskrifter som ” En elsket tradition vender tilbage” og ” Nu er der atter liv og glade dage i havnen”. Tilsvarende havde Frederiksborg Amts Avis god foromtale og efterfølgende reportage.         

 
Ved evalueringen af Vedbæk Havnedag 2021 blev blandt andet fremhævet:

 
-  det gode samarbejde med Mantzius omkring etablering af scene, afspærring og muligheden for    at fortsætte med at have scene og samarbejde med Mantzius Live i 2022
     
- godt samarbejde med havnens foreninger som tidligere år med klart mere liv på Sydstranden iår, hvor der udover foreningsaktiviteter blev afviklet backgammon turnering, spillet bordtennis, beachvolley, m.m.  

- populært underholdningsprogram henover dagen i havnemiljøet og på scenen med bla. Gøgler-Kasper, Vedbækgarden, musikalsk underholdning, UIR og ungeaktiviteter, brandbil, DTU opvisning, m.m.  

- anerkendelse af det store og flotte arbejde fra Bjarne med at skabe sammenhæng med god lyd og informationer over hele havneområdet under havnedagen  

- anerkendelse af indsatsen fra Mette med at få samlet udstillere til markedspladsen med et godt og blandet udvalg af boder med tilbud, mad og drikke samt informationsstande  

- ønske om at få udbredt og videreudviklet konceptet med WaterRUN kommende år   


 
  
 
   
   
   

 
Vedrørende sponsorer og økonomien bag årets aktivitet havde Kulturområdet i Rudersdal Kommune atter støttet Vedbæk Havnedag med kr. 10.000,- og også en stor tak til årets hovedsponsorer Ejendomsmægler Lars Zola, Touchrepair/Konella, JK Sikring, Vedbæk Havn og OK benzin.  
Ifølge konceptbeskrivelse for Vedbæk Havnedag skal grundlaget for HU`s arbejde være at skabe og afvikle en årlig havnebegivenhed i Vedbæk i samarbejde med lokale frivillige, foreninger, Kulturområdet i Rudersdal Kommune, handels- og erhvervslivet samt havnebestyrelsen. Ifølge foreningens vedtægter omkring formål og idè er grundlaget en aktivitet med en årlig familiedag i lokalmiljøet med fokus på havnemiljøet i Vedbæk til glæde for borgere i Vedbæk og Rudersdal Kommune – alternativt anden publikumsaktivitet i Vedbæk området og Rudersdal. 


 
Vedbæk Havnedag støtter det gode og aktive liv på havnen i Vedbæk   

 
Ifølge foreningens vedtægter §9.6 skal et eventuelt overskud fra foreningens aktiviteter fordeles primært til havnens klubber og aktiviteter, som foregår på havnen, sekundært til andre aktiviteter i Vedbæk. Overskud defineres som overskud efter at der er afsat midler til at afvikle næste års havnedag.  
Med udgangspunkt i årets resultat og budget for 2022 vil havnedagsudvalget i den kommende periode have mulighed for vurdere om der skal afsættes et beløb til at støtte det gode og aktive liv på havnen i kommende periode.  
Der har indeværende år atter været afholdt møde med foreningerne på havnen for at styrke netværk, koordinering og samarbejde. Såvel møderne med god tilslutning fra repræsentanter for foreningerne samt den løbende dialog henover året viser at samarbejde og netværk fortsat styrkes. Der har i indeværende periode været distribueret foreningsfoldere over Vedbæk Havn, som blev designet og finansieret af Foreningen Vedbæk Havnedag og bordtennisbordet på sydstranden har været flittigt brugt.


 

 

   
Det økonomiske grundlag for Vedbæk Havnedag og de tilknyttede aktiviteter   

 
Økonomien bag Vedbæk Havnedag er som tidligere år baseret på tre grundpiller af indtægter: Sponsorstøtte, tilskud fra Kulturområdet i Rudersdal Kommune og Vedbæk Havn samt indtægter fra stande på markedspladsen – når der afholdes Vedbæk Havnedag.  
Som en af de første opgaver skal det nye havnedagsudvalg i gang med at sikre tilskud i form af sponsorstøtte til havnedagen for 2022 herunder det kulturelle tilskud fra Kulturområdet som har ansøgningsfrist 1. november.

 
Profilering og synlighed for Vedbæk Havnedag

 
Havnedagsmågen og logo for VHD er velkendt i Rudersdal Kommune og af mange i omkringliggende kommuner efter mange års plakatkampagner med mågesymbolet, bannere, flyers samt annoncering på forsider af lokalaviser. Vores plakater efterspørges hvert år med interesse for at få eller købe dem. Havnedagsmågen er nu også synlig hele året på produkter, som vi har støttet udover på postkort med Vedbæk motiver. Det kommende år bør havnedagsudvalget fortsætte overvejelser og konkrete tiltag for at få lavet t-shirts og overtræksjakker med mågelogo til brug ved havnedagen samt evt. andre PR produkter med havnedagslogo som f.eks. strandnet, nye beachflag, m.m.  
www.vedbækhavnedag.dk er løbende blevet opdateret og en vigtig informationskanal for foreningen og Vedbæk Havnedag. Facebook for Vedbæk Havnedag er kommet op på 1311 følgere (100 flere end sidste år). To vigtige formidlingskanaler for VHD. Der er nu også oprettet en instagramprofil for VHD, hvorClaus Jørgensen er redaktør og vedligeholder profil på vegne af VHD.  
Der er fortsat mange flere muligheder for også at arbejde videre med udvikling af lokale og regionale netværk - herunder netværk til frivillige, virksomheder, foreninger og organisationer, som alle kan støtte Vedbæk Havnedag med deres engagement og økonomi på selve dagen.     

 
Havneudvalgets indsats frem mod Vedbæk Havnedag 2022

 
Vedbæk Havnedag har fortsat et koncept som fungerer godt og er populært med et miks af forskellige aktiviteter, god havnestemning, foreningsaktiviteter, fokus på børn og børnefamilier, musik i havnemiljøet, spise- og indkøbsmuligheder på handelspladsen og mangeartede kulturtilbud og underholdning for alle aldersgrupper.    Vedbæk Dagen Rundt var et nyt initiativ og

 
koncept introduceret i 2020 som viste potentiale og muligheder for videreudvikling som arrangement såvel i Vedbæk området, som andre lokalområder i Rudersdal.     
En af havneudvalgets kommende opgaver bliver at navigere og balancere udvalgets indsatser mellem udviklingsmuligheder og aktiviteter ifølge koncept og formål set i lyset og udviklingen af den generelle situation i samfundet.  
Havnedagsudvalget har i det forløbne år bestået af følgende personer valgt ved sidste årsmøde: Tom Olsen (repræsentant for Vedbæk Havn), Mette Torp (repræsentant for Vedbæk Handels- og erhvervsforening), Erik Mollerup, Claus Jørgensen, Thomas Timber, Bjarne Lyngeraa (kasserer) og Lars Wiskum (formand). Endvidere har Rasmus Lind Jensen samt Isabella Kjeldmann fra Ung i Rudersdal deltaget i møderne sammen med Merete Arnoldi, som Kulturområdets repræsentanter.  
Det nye havnedagsudvalg skal i lighed med tidligere år overveje muligheder for at rekruttere og inddrage flere og nye frivillige i det løbende arbejde med aktiviteter og udvikling af muligheder. Vi mangler en repræsentant fra Kulturparaplyen i havnedagsudvalget jf. vores indtægter, hvor Merete Arnoldi har assisteret som afløser seneste år. Endvidere har Mette, som repræsentant for Vedbæk Handels- og Erhvervsforening, meddelt at hun gerne vil afløses i havnedagsudvalget.  
En stor tak til Havnedagsudvalget som gennem året har atter lagt mange timers engagement, planlægning, kontakter til deres netværk, forhandlinger med samarbejdspartnere og andre interessenter, udarbejdelse og distribution af PR-materiale, mange e-mails og anden korrespondance og ikke mindst deltagelse i de faste udvalgsmøder på havnen i arbejdet med at få planlagt og afviklet årets havnedag.

 
Også en tak til andre frivillige, foreninger, sponsorer, vores revisor Lars Lindgren, havnens personale og Kulturområdet i Rudersdal Kommune, som atter har været en stor og vigtig del af forberedelsen, støtten og arbejdet med at planlægge og afvikle årets aktivitet - Vedbæk Havnedag 2021.   

 
Personligt en stor og dybfølt tak fra mig til havnedagsudvalget, som indstillede mig som kandidat til at modtage Kulturprisen 2020 i Rudersdal Kommune, som jeg modtog ved en reception hos Borgmester Jens Ive maj 2021 med baggrund i arbejdet med aktiviteterne i Foreningen Vedbæk Havnedag og initiativet til Vedbæk Havnedag fra etablering af konceptet.  
Havnedagsudvalgets beslutninger i kommende udvalgsperiode vil vise om vi i 2022 kan afvikle 13. udgave af Vedbæk Havnedag søndag den 14. august uden restriktioner, om det bliver 2. udgave af Vedbæk Rundt Dagen og om der skal planlægges midtvejs- eller byaktiviteter i Vedbæk som tidligere.

 
På vegne af Havnedagsudvalget og Foreningen Vedbæk Havnedag      Lars Wiskum, formand   

Tilbage til indhold