Referat af årsmøde 2022

Om Vedbæk Havnedag

Udvalgets beretning findes som separat tekst efter selve referatet. Referat kan downloades som pdf fil her

Referat af

Årsmøde i Foreningen Vedbæk Havnedag 2023

Mødedato/sted: Torsdag den 28. september klokken 19.00 i Vedbæk Kajakklubs lokaler Vedbæk havn

Tilstede:

Peter Sarstad (Vikingelauget) Thomas Henriksen (Fredes Bar), Jac Kristensen, Erik Mollerup, Lars Wiskum, Lars Olsen (via ”Teams”) Bjarne Lyngeraa

Afbud fra: Per Carøe, Mette Torp, Jesper Klein, Claus Jørgensen.

Dagsorden

1. Valg af dirigent
Erik Mollerup blev valgt som dirigent og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt, den udsendte dagsorden var i overensstemmelse med foreningens vedtægter, og forsamlingen var beslutningsdygtig i henhold til vedtægterne – jf. § 6.

2. Udvalgets beretning

Som formand for Foreningen Vedbæk Havnedag gennemgik Lars Wiskum årsberetningen, der også bruges som bilag til ansøgningen til Rudersdal Kommune.

Følgende punkter blev især fremhævet:
Aflysningen af midtvejsfesten i år, men håbet om at den til næste år kan gennemføres i marts – april måned
Det positive samarbejde med havnens foreninger og restauranter vedrørende afvikling af havnedagen.

Tak til sponsorer og alle der har medvirket til at gennemføre havnedagen.

Lars kom også ind på evalueringen af dagen og udtalte at man løbende ønskede at udvikle dagen samt andre aktiviteter

Det er vigtigt at fastholde at Vedbæk Havnedag hviler på ”3 bens samarbejdet” mellem Rudersdal Kommune, Erhvervslivet (Vedbæk Havn) og foreningslivet (Vedbæk Havnedag).

Beretningen blev udleveret til mødedeltagerne. Beretningen er vedlagt dette referat.

Beretningen blev taget til efterretning.

3. Fremlæggelse af regnskab og budget

Regnskab

Bjarne L gennemgik og kommenterede det opstillede regnskab pr 30. september 2023.

Som noget nyt var det et årsregnskab for tidsrummet 1. oktober 2022 – 30. september 2023.

Erik Mollerup påpegede, at det bør undersøges om det det kan accepteres af Rudersdal Kommune at regnskabet ikke følger kalenderåret.

Regnskabet er revideret af foreningens revisor på grundlag af foreningens bogholderi (alle transaktioner foregår via foreningens bankkonto).

Budget

Lars W kommenterede budgettet for 2024:

Budgettet for 2024 tager udgangspunkt i regnskabet for 2023, dog med forventning om større sponsorater og flere stadepladser
Vi vil atter søge kommunalt tilskud og håber, at vi fortsat kan modtage denne støtte.

Regnskabet og budgettet er udleveret til mødedeltagerne.

Regnskab og budget blev godkendt af forsamlingen.

4. Indkomne forslag

I forlængelse af sidste års generalforsamling er der stillet 2 forslag om vedtægtsændringer:

§ 3 stk. 3.4 ændres til - ”HU kan bestå af syv (7) til maksimalt ti (10) medlemmer. Ved optagelse af HU medlemmer udover de syv (7) valgte iflg. HU`s sammensætning skal det godkendes af HU”

§9 stk. 9,2 ændres til ” Foreningen kan i økonomisk henseende tegnes af mindst to (2) HU- medlemmer, hvoraf en skal være enten formanden eller kassereren”. er var ikke indkommet forslag.

De 2 ændringsforslag blev vedtaget. Lars Wiskum vil opdater vedtægterne.

5. Fastsættelse af dato for afholdelse af Vedbæk Havnedag 2023

Søndag den 25. august 2024.

Godkendt!

6. Valg af havnedagsudvalgets medlemmer for det kommende år

Havnedagsudvalget består således i 2024 efter valg:

Havnens Samarbejdsudvalg– Jesper Klein
Vedbæk Havns bestyrelse/havnekontor – Lars Olsen
Vedbæk Handels- og Erhvervsforening – ingen kandidat opstillet.

Formanden for Vedbæk Havnedag kontakter formanden for Vedbæk Handels- og Erhvervsforening (Daniel Carlsson)

Rudersdal Kulturparaply – Jack Kristensen.
Rudersdalborgere (uafhængige af foreninger) – Lars Wiskum, Bjarne Lyngeraa, Erik Mollerup, Per Carøe og Claus Jørgensen

7. Valg af revisor

Lars Lindgreen blev genvalgt som havnedagsudvalgets revisor.

8. Fordeling af overskud

Det blev vedtaget, at på det første møde i Havnedagsudvalget, skal der tages stilling til hvor meget og hvordan, der skal udloddes af hensatte midler jvf. Vedtægternes § 9.6

10. Eventuelt

Kun almindelig hyggesnak

Konstituering af HU vil foregå på første møde i HU. Frem til konstitueringen fortsætter Lars Wiskum, som formand og Bjarne Lyngeraa, som kasserer.

Dirigent og formand takkede for godt møde.

Referent: Bjarne L. 29. september 2023 Godkendt af dirigent Erik Mollerup 30 september 2023

Beretningen kan downloades som pdf fil her.

Udvalgets beretning:

Årsmøde

Foreningen Vedbæk Havnedag

Tirsdag den 11. oktober 2022

Havnedagsudvalgets beretning 2022

Efter en længere periode i 2020 og 2021 med begrænsninger og forsamlingsrestriktioner grundet Covid har havnedagsudvalget det seneste år set frem til og arbejdet frem mod afvikling af en Vedbæk Havnedag 2022 uden restriktioner igen. Dog måtte den planlagte forårsfest 29. april i samarbejde med Hotel Marina aflyses, da der stadig var forsamlingsbegrænsninger og en fortsat skepsis overfor afholdelse af større indendørs arrangementer.

Havnedagsudvalgets arbejde frem mod Vedbæk Havnedag i august.

Vedbæk Havnedag er som bekendt en af Rudersdal Kommunes største faste årlige aktiviteter og samler 5-10.000 besøgende på Vedbæk Havn og omkringliggende strande i august hvert år. Det kræver lang og god forberedelse at planlægge og afvikle en havnedag.

Havnedagsudvalgets (HU) arbejde mellem årsmøderne består dels af månedlige fællesmøder og dels af individuelle løbende indsatser fra hver af udvalgets medlemmer indenfor deres område og netværk - jævnfør foreningens vedtægter om HU`s sammensætning med repræsentanter fra havn, kultur og erhverv samt frivillige og foreningens formål.

Som samlende begivenhed frem mod havnedagen har udvalget tidligere også taget initiativ til at arrangere en midtvejsfest i marts/april - også kaldet Byfest eller Forårsfest – hvor havnedagens samarbejdspartnere, sponsorer og eventuelt yderligere betalende deltagere inviteres til spisning og underholdning en aften i Vedbæk. Aktiviteten er tidligere afholdt flere gange i stationsbygningen i Vedbæk og var i 2022 planlagt i samarbejde med Hotel Marina, men måtte desværre aflyses. Vi håber at det bliver muligt for udvalget at arbejde frem mod en halvvejsfest i Vedbæk i 2023.

I 2022 var Sankt Hans i juni den første udmelding og markering af dato og planer for årets havnedag i forbindelse med at vi som tidligere år fik trykt og distribueret Sankt Hans foldere med Midsommersangen. Sankt Hans var iår flot organiseret af nye kræfter bag Vedbæk Grundejerforening – en oplagt fremtidig samarbejdspartner omkring planlægning og afvikling af kommende års udendørs aktiviteter i Vedbæk.

Vedbæk Havnedag 14. august 2022 – en fantastisk dag på havnen og strandene i Vedbæk.

HU`s arbejde med planlægning af havnedagen blev iår fokuseret på:

- relancering af en god havnedag uden restriktioner med mange gratis aktivitets- og informationsmuligheder, som omfattede såvel havne- som strandområderne

- et fortsat samarbejde med Mantzius Live omkring etablering af scene og sceneområde med program på scenen for dagen

- etablering af et dynamisk område med boder, handel, foreningsaktiviteter og andre aktiviteter på havnen

- fokus på havnens foreninger, som holdt åbent hus og tilbød deltagelse i deres aktiviteter på vandet, på havnen og på strandene

- fokus på de faste populære konkurrenceaktiviteter WaterRUN og Plankedysten, hvor stort set alle interesserede kan deltage og underholdningsværdien med gode speakere er i top

- markedsføring af Vedbæk Havnedag med plakater, annoncer i lokalaviser og ikke mindst pressemeddelelser og flyers umiddelbart op til afviklingen

Ved planlægningen prioriterede HU fortsat at fastholde de værdier, som er grundlæggende ved afviklingen af Vedbæk Havnedag i det omfang som det er muligt, hvor deltagere, aktiviteter og samarbejdspartnere bliver spredt over området på havnen og strandene med fokus på:

Et arrangement med mange gratis aktiviteter, muligheder og lokale oplevelser
En god blanding af underholdning, kultur, aktiviteter og netværksmuligheder
Et blandet udvalg af muligheder for at opleve noget nyt og være fysisk aktiv
Målrettet alle alders- og interessegrupper af borgere med specielt fokus på familieaktiviteter

”Gratis Havnedag byder på et hav af aktiviteter” – var en af årets flotte avisoverskrifter

Vedbæk Havnedag er en årlig attraktion, som tiltrækker besøgende fra dels Vedbæk området – men i lige så høj grad fra andre dele af Rudersdal samt nærliggende kommuner. Tidligere undersøgelser har flere år vist at ca. 1/3 af de besøgende kommer fra Vedbæk/Trørød området, ca. 1/3 fra andre dele af Rudersdal Kommune og resten fra andre kommuner. Iår var havnedagen begunstiget med flot sommervejr og var henover hele dagen godt med besøgende til havnedagen – specielt om formiddagen var der trængsel på havnen og kø ved mange af aktiviteterne samt områdets spisesteder og drikke- samt madboder. Den meget varme sommerdag betød dog også at nogle i løbet af eftermiddagen oplevede færre besøgende, da nogle foretrak skyggen eller mere kølende omgivelser.

Rudersdal Avis og Frederiksborg Amtsavis havde atter en fin omtale af havnedagen såvel op til afviklingen som efterfølgende med bla. overskrifter som ”Gratis Havnedag byder på et hav af aktiviteter” og ” Hyggelige aktiviteter på Vedbæk havn”.

Ved evalueringen af Vedbæk Havnedag 2022 blev blandt andet fremhævet:

- godt samarbejde med havnens foreninger som tidligere år med mere liv på både Sydstranden og Nordstranden, hvor der på Sydstranden udover foreningsaktiviteter blev spillet beachvolley, bordtennis, beachfodbold, m.m. Stort plus med koordinator på Sydstranden

- godt underholdningsprogram henover dagen i havnemiljøet og på scenen med bla. Gøgler-Kasper, Vedbækgarden, badminton- og tennisaktiviteter, musikalsk underholdning, UIR og ungeaktiviteter, brandbil, m.m.

- anerkendelse af indsatsen fra Pia Molbech med at få samlet udstillere til markedspladsen med et godt og blandet udvalg af boder med tilbud, mad og drikke samt informationsstande

- ønske om at få udbredt og videreudviklet konceptet med WaterRUN kommende år – måske også med et børnehold – da såvel afvikling som speak, antal og udklædning af deltagende hold, m.m. var en succes

- god test og introduktion af OpenWater Swim konkurrence med mål på Nordstranden, som arrangøren fra Søllerød Svømmeklub meget gerne vil udvikle kommende år med målområde til Vedbæk Havnedag

- lidt udfordringer med lyd på havneområdet og strandene, som er et varemærke og vigtigt element i havnedagen og fremover vil kræve mere assistance til forberedelse og afvikling

- udfordringer med parkeringsforhold og skiltning, hvor det fremover skal prioriteres mere i forbindelse med planlægningen

- hoppeborge, Waterballs og dykkertank var atter meget populære børneaktiviteter med kø hele dagen

- forslag med molebar var godt initiativ, men vil kræve mere planlægning og afstemning med den som står for det hvis det fortsættes

- obs på muligheder for at komme af med skrald og skraldespande fremover

Vedrørende sponsorer og økonomien bag årets aktivitet havde Kulturområdet i Rudersdal Kommune støttet Vedbæk Havnedag med kr. 15.000,- og Vedbæk Havn ydede udover et økonomisk tilskud atter en stor indsats i forbindelse med planlægning og afvikling af havnedagen. Også en stor tak til årets hovedsponsorer Ejendomsmægler Lars Zola, Touchrepair/Konella, JK Sikring samt øvrige sponsorer og bidragydere herunder OK benzin, Vedbæk Revision, Estrup & Udsen Vin, Nautilus, Roots og Rosenhuset.

Ifølge konceptbeskrivelse for Vedbæk Havnedag skal grundlaget for HU`s arbejde være at skabe og afvikle en årlig havnebegivenhed i Vedbæk i samarbejde med lokale frivillige, foreninger, Kulturområdet i Rudersdal Kommune, handels- og erhvervslivet samt havnebestyrelsen. Ifølge foreningens vedtægter omkring formål og idè er grundlaget en aktivitet med en årlig familiedag i lokalmiljøet med fokus på havnemiljøet i Vedbæk til glæde for borgere i Vedbæk og Rudersdal Kommune – alternativt anden publikumsaktivitet i Vedbæk området og Rudersdal.

Vedbæk Havnedag støtter det gode og aktive liv på havnen i Vedbæk

Ifølge foreningens vedtægter §9.6 skal et eventuelt overskud fra foreningens aktiviteter fordeles primært til havnens klubber og aktiviteter, som foregår på havnen, sekundært til andre aktiviteter i Vedbæk. Overskud defineres som overskud efter at der er afsat midler til at afvikle næste års havnedag.

I 2022 valgte HU at støtte Vedbæk Beachvolley med kr. 10.000,- til indkøb af net, bolde, udstyr, m.m.:

Vedbæk Havnedag støtter det gode og aktive liv på havnen i Vedbæk

Tillykke til Vedbæk Beachvolley med støtten på

kr. 10.000,-

fra Foreningen Vedbæk Havnedag

Med udgangspunkt i årets resultat og budget for 2023 vil havnedagsudvalget i den kommende periode have mulighed for vurdere om der skal afsættes et beløb til at støtte det gode og aktive liv på havnen i kommende periode.

Der har indeværende år atter været afholdt møde med foreningerne på havnen for at styrke netværk, koordinering og samarbejde. Såvel møderne med god tilslutning fra repræsentanter for foreningerne samt den løbende dialog henover året viser at samarbejde og netværk fortsat er godt. Der har i perioden fortsat været distribueret foreningsfoldere over Vedbæk Havn, som blev designet af Claus og finansieret af Foreningen Vedbæk Havnedag og bordtennisbordet på sydstranden har været flittigt brugt.

Det økonomiske grundlag for Vedbæk Havnedag og de tilknyttede aktiviteter

Økonomien bag Vedbæk Havnedag er som tidligere år baseret på tre grundpiller af indtægter: Sponsorstøtte, tilskud fra Kulturområdet i Rudersdal Kommune og Vedbæk Havn samt indtægter fra stande på markedspladsen, når der afholdes Vedbæk Havnedag.

Som en af de første opgaver skal det nye havnedagsudvalg i gang med at sikre tilskud i form af sponsorstøtte til havnedagen for 2023 herunder det kulturelle tilskud fra Kulturområdet som har ansøgningsfrist 1. november.

Profilering og synlighed for Vedbæk Havnedag

Havnedagsmågen og logo for VHD er velkendt i Rudersdal Kommune og af mange i omkringliggende kommuner efter mange års plakatkampagner med mågesymbolet, bannere, flyers samt annoncering på forsider af lokalaviser. Vores plakater efterspørges hvert år med interesse for at få eller købe dem. Havnedagsmågen er nu også synlig hele året på produkter, som vi har støttet udover på postkort med Vedbæk motiver. Det kommende år bør havnedagsudvalget fortsætte overvejelser og konkrete tiltag for at få lavet t-shirts og overtræksjakker til brug ved havnedagen samt evt. andre PR produkter med mågelogo som strandnet, nye beachflag, m.m.

www.vedbækhavnedag.dk er løbende blevet opdateret og en vigtig informationskanal for foreningen og Vedbæk Havnedag. En stor tak til Bjarne Lyngeraa for løbende indsats med at opdatere og vedligeholde vores www. Facebook for Vedbæk Havnedag er kommet op på 1311 følgere (100 flere end sidste år). To vigtige formidlingskanaler for VHD. Der er også oprettet en instagramprofil for VHD, hvor Claus Jørgensen er redaktør og vedligeholder profil på vegne af VHD.

Der er fortsat mange flere muligheder for også at arbejde videre med udvikling af lokale og regionale netværk - herunder netværk til frivillige, virksomheder, foreninger og organisationer, som alle kan støtte Vedbæk Havnedag med deres engagement og økonomi på selve dagen.

Havneudvalgets indsats frem mod Vedbæk Havnedag 2023

Vedbæk Havnedag har fortsat et koncept som fungerer godt og er populært med et miks af forskellige aktiviteter, god havnestemning, foreningsaktiviteter, fokus på børn og børnefamilier, musik i havnemiljøet, spise- og indkøbsmuligheder på handelspladsen og mangeartede kulturtilbud og underholdning for alle aldersgrupper. Vedbæk Dagen Rundt var et nyt initiativ og koncept introduceret i 2020 som viste potentiale og muligheder for videreudvikling som arrangement såvel i Vedbæk området, som andre lokalområder i Rudersdal. En af havneudvalgets kommende opgaver bliver at navigere og balancere udvalgets indsatser mellem udviklingsmuligheder og aktiviteter ifølge koncept og formål set i lyset og udviklingen af den generelle situation i samfundet.

Havnedagsudvalget har i det forløbne år bestået af følgende personer valgt ved sidste årsmøde: Tom Olsen – afløst af Lars Olsen (Vedbæk Havn), Pia Molbech (repræsentant for Vedbæk Handels- og erhvervsforening), Erik Mollerup, Per Carøe, Claus Jørgensen, Bjarne Lyngeraa (kasserer) og Lars Wiskum (formand). Endvidere har Isabella Kjeldmann fra Ung i Rudersdal deltaget i møderne sammen med Merete Arnoldi, som Kulturområdets repræsentanter og Michael Lyhne (Vedbæk Havn) har i flere tilfælde afløst Tom og Lars Olsen og assisteret havnedagsudvalgets i arbejdet.

Det nye havnedagsudvalg skal i lighed med tidligere år overveje muligheder for at rekruttere og inddrage flere og nye frivillige i det løbende arbejde med aktiviteter og udvikling af muligheder. Vi mangler fortsat en repræsentant fra Kulturparaplyen i havnedagsudvalget jf. vores indtægter, hvor Merete Arnoldi har assisteret som afløser seneste år.

Slut september er netop afviklet første udgave af Kulturnat i Vedbæk med stor succes baseret på godt initiativ og forarbejde af nye kræfter bag Vedbæk Grundejerforening. Som tidligere nævnt i beretningen vil det være oplagt for det nye udvalg at vurdere samarbejdsmuligheder med nøglepersonerne bag initiativet og grundejerforeningen – Hans Henrik Goth og Rasmus Calmann-Hinke.

Det er glædeligt at vi nu fremover kan samles om to store årlige aktiviteter i Vedbæk – havnedagen og kulturdagen – og der ligger mange muligheder i at udvikle begge begivenheder, men også i at koordinere og afvikle dem.

En stor tak til Havnedagsudvalget som gennem året atter har lagt mange timers engagement, planlægning, kontakter til deres netværk, forhandlinger med samarbejdspartnere og andre interessenter, udarbejdelse og distribution af PR-materiale, mange e-mails og anden korrespondance og ikke mindst deltagelse i de faste udvalgsmøder på havnen i arbejdet med at få planlagt og afviklet årets havnedag. En ekstra tak til Claus Jørgensen for atter at have leveret flot PR og profileringsmateriale til foreningen og havnedagen.

Også en tak til andre frivillige, foreninger, sponsorer, vores revisor Lars Lindgren, havnens personale og Kulturområdet i Rudersdal Kommune, som atter har været en stor og vigtig del af forberedelsen, støtten og arbejdet med at planlægge og afvikle årets aktivitet Vedbæk Havnedag 2022.

Havnedagsudvalgets beslutninger i kommende udvalgsperiode vil vise om vi i 2023 kan afvikle 14. udgave af Vedbæk Havnedag søndag den 13. august med flere nye initiativer og aktiviteter som supplement til det velkendte og populære koncept og om der skal planlægges midtvejs- eller byaktiviteter i Vedbæk undervejs på vej mod Vedbæk Havnedag 2023

På vegne af Havnedagsudvalget og Foreningen Vedbæk Havnedag

Lars Wiskum, formand