Beretning og referat af årsmøde 2025
Om Vedbæk Havnedag
Årsmøde
Foreningen Vedbæk Havnedag
Tirsdag den 21. oktober 2025
Havnedagsudvalgets beretning 2025
Havnedagsudvalgets arbejde frem mod Vedbæk Havnedag.
Første udgave af Vedbæk Havnedag blev afviklet august 2009, hvor en pressemeddelelse kunne oplyse at lokale initiativtagere i samarbejde med Kulturområdet, foreninger på havnen, det lokale handelsliv i Vedbæk og Havnebestyrelsen for Vedbæk Havn havde skabt grundlaget for et nyt endags-arrangement med fokus på Vedbæk Havn og det specielle miljø omkring havnen, som inddragede havnens klubber og brugere til glæde for en bred gruppe af borgere i Vedbæk og Rudersdal. Vedbæk Havnedag blev iår afviklet for 17. gang – dog med et enkelt år under Covid som Vedbæk Rundt Dagen – og er som bekendt en af Rudersdal Kommunes største faste årlige aktiviteter, som på en god dag kan samle 7-10.000 besøgende på Vedbæk Havn og omkringliggende strande hvert år i august.
Havnedagsudvalgets (HU) arbejde mellem årsmøderne består dels af månedlige udvalgsmøder og dels af individuelle løbende indsatser fra hver af udvalgets medlemmer indenfor deres område og netværk - jævnfør foreningens vedtægter om HU`s sammensætning med repræsentanter fra havnen, kulturparaplyen, erhverv i Vedbæk samt frivillige. I 2024 trak Kulturområdet deres deltagelse i udvalgets møder og arbejde med deres tovholder, som siden starten på Vedbæk Havnedag har bidraget med mødestyring, referater, relevante kommunale kontakter med mere til løbende støtte og glæde for havnedagen og havnedagsudvalget. En beslutning som lagde flere opgaver over på de frivillige kræfter og Vedbæk Havn, som i forvejen søger assistance fra flere og nye kræfter – specielt i forbindelse med afviklingen af havnedagen.
Midtvejsaktiviteter - på vej mod havnedagen.
Som samlende begivenhed midtvejs på vej mod havnedagen havde udvalget iår koblet med bestyrelsen i Vedbæk Kulturhus og sammen med dem taget initiativ til at arrangere en midtvejssammenkomst i stationsbygningen – også kaldet Fællesspisning - med invitationer til havnedagsudvalget med partnere samt havnedagens primære sponsorer til spisning og underholdning den 8.april sammen med ca. 100 andre deltagere fra Vedbæk området med Vedbæk Havnedag, som et af aftenens temaer. Aftenen var en god lejlighed til uforpligtende at mødes og hygge sig midtvejs mellem havnedag 2024 og på vej til 2025 for havnedagens nøglepersoner, sponsorer og andre fra Vedbæk og der blev udtrykt tilfredshed med initiativ og arrangement. En halvvejsaktivitet som bør overvejes gentaget - fortsat gerne i samarbejde med bestyrelsen i Vedbæk Kulturhus.
I 2025 var Sankt Hans i juni den første markedsføring og markering af dato og planer for årets havnedag i forbindelse med at vi som tidligere år fik trykt og distribueret Sankt Hans foldere med Midsommersangen i samarbejde med Vedbæk Kulturhus. Sankt Hans var iår flot organiseret af Vedbæk Havn i samarbejde med Vedbæk Kulturhus og Vedbæk Grundejerforening – oplagte fremtidige samarbejdspartnere omkring planlægning og afvikling af kommende års udendørs aktiviteter i Vedbæk.
På vej mod havnedagen 2025 blev der udover havneudvalgsmøder bl.a. afholdt følgende møder:
- Møde med havnens foreninger i sejlklubben 1. maj om havnedagen og samarbejde.
- Møde med ny havnefoged Gitte Ehrhardt om havnens arbejde og engagement i forbindelse med havnedagen.
- Møde marts mellem repræsentanter for Kultur, Rudersdal Idrætsanlæg og Vedbæk Havn
Planlægning og forberedelser til Vedbæk Havnedag 24. august 2025.
Som udgangspunkt for afholdelse af havnedagen skal indhentes tilladelser fra såvel myndigheder som Rudersdal Kommune. Det har altid været tilfældet og er en del af havnedagsudvalgets forberedende arbejde, men proces og arbejdet med indhentelse af tilladelser fra Rudersdal Kommune blev også iår en mere omfattende opgave end før de nye bestemmelser og krav fra Byplan om dokumentation og information. Denne opgave bliver forhåbentlig lettet fremover.
HU`s arbejde med planlægning af havnedagen blev som tidligere fokuseret på:
- etablering af et dynamisk område med boder, handel, foreningsaktiviteter og andre aktiviteter på havnen
- dialog med havnens foreninger, som skulle holde åbent hus og tilbyde deltagelse i deres aktiviteter på vandet, på havnen og på strandene
- fokus på de faste populære konkurrenceaktiviteter WaterRUN og Plankedysten, hvor stort set alle voksne interesserede kan deltage og underholdningsværdien er i top med gode speakere - i år Borgmester Ann Sofie Orth
- fokus på børnefamilier og børneaktiviteter med blandt andet hoppeborg og prøve vandaktiviteter.
- aktiviteter på og ved vandet med Dykkertanken, Waterbubbles og Søredningstjenesten
- info om parkeringsmuligheder med skiltning og vagter på dagen
- forberedelse og afvikling af god lyd og speak på området, som er en af havnedagens kvaliteter
- markedsføring af Vedbæk Havnedag med plakater, annoncer i lokalaviser og ikke mindst pressemeddelelser og flyers umiddelbart op til afviklingen
Der blev som i 2024 benyttet en udmærket huskeliste med grundprocedure og liste over hovedopgaver for udvalget med nøglepunkter i arbejdet med at forberede havnedagen i løbet af året. Udvalget har fortsat brugt denne huskeliste og er enige om at den også bør bruges af kommende udvalg fremover.
Ved planlægningen prioriterede HU fortsat at fastholde de værdier, som er grundlæggende ved afvikling af Vedbæk Havnedag i det omfang det er muligt, hvor deltagere, aktiviteter og samarbejdspartnere bliver spredt over området på havnen og strandene med fokus på:
- Et arrangement med mange gratis aktiviteter, muligheder og lokale oplevelser
- En god blanding af underholdning, kultur, aktiviteter og netværksmuligheder og fokus på vandet
- Et varieret udvalg af muligheder for at genopleve populære aktiviteter, opleve noget nyt og være aktiv
- Målrettet alle alders- og interessegrupper af borgere med specielt fokus på børne- og familieaktiviteter
Vedbæk Havnedag 24. august 2025 – en god dag på havnen med godt vejr, pænt med besøgende - men fortsat tomme områder på havnen.
Ved evalueringsmøde i september om Vedbæk Havnedag var der enighed om at det overordnede indtryk af havnedagen 2025 var at det var en god dag med pænt med besøgende. Vejret var fint og specielt på markedspladsen og ved scenen var der henover dagen godt med mennesker.
Der var fortsat nogle ”tomme” områder på havnen, hvor der ikke var aktiviteter eller mennesker. Ved evalueringsmødet blev det besluttet at lave en arbejdsgruppe, der kan arbejde på at finde nye og flere udstillere og aktiviteter – og ikke mindst begynde tidligere med planlægningen.
Ved planlægningen prioriterede HU fortsat at fastholde de værdier, som er grundlæggende ved afviklingen af Vedbæk Havnedag i det omfang som det er muligt, hvor deltagere, aktiviteter og samarbejdspartnere bliver spredt over området på havnen og strandene.
Markedsføring med de velkendte mågeplakater, flyers og atter flotte avisartikler i lokalaviserne.
Vedbæk Havnedag er en årlig attraktion, som tiltrækker besøgende fra dels Vedbæk området – men i lige så høj grad fra andre dele af Rudersdal samt nærliggende kommuner. Tidligere undersøgelser har flere år vist at ca. 1/3 af de besøgende kommer fra Vedbæk/Trørød området, ca. 1/3 fra andre dele af Rudersdal Kommune og resten fra andre kommuner. Iår var der pænt med besøgende til specielt markedspladsen og der var atter kø ved populære aktiviteter som hoppeborge og dykkerklubbens vandaktiviteter herunder dykkertanken.
Vi udsendte pressemeddelelser og havde op til havnedagen annoncer i lokalaviserne og Rudersdal Avis samt Frederiksborg Amtsavis og fik fin omtale af havnedagen op til afviklingen.
Vedbæk Havnedag 2026 – med fokus på videreudvikling og succeskriterier.
Ved havnedagsudvalgets evaluering af Vedbæk Havnedag 2025 blev blandt andet fremhævet:
- havnedagsudvalget bør kommende år re-tænke og supplere med nye aktiviteter, boder og tiltag, som giver nyt liv, nye muligheder og videreudvikler havnedagen. Hvad kan vi udvikle og hvad kan vi gøre bedre
- Vi skal få etableret arbejdsgrupper, så vi får flere og nye personer engageret i havnedagen og opgaver på dagen
Markedsføring skal prioriteres højere – herunder sociale medier og vi skal finde en SOME ansvarlig
- foreninger på havnen – og måske i Vedbæk området i øvrigt – bør i højere grad søges inddraget og aktiveret i forbindelse med havnedagen og allerede i forberedelserne om muligt. Det har tidligere fungeret fint, men seneste par år er foreningernes manglende engagement og deltagelse blevet mere markant.
- havnedagsudvalget skal kommende år vurdere økonomi og behov for leje/indkøb af opbevaringsplads mellem havnedagene i f.eks. container til materialer, som bruges ved havnedagen.
- Plankedysten er fortsat et populært samlingspunkt og varemærke for Vedbæk Havnedag iår atter godt arrangeret og styret af Jesper.
- faste store aktiviteter som WaterRun og Plankedyst bør retænkes af det nye udvalg i relation til placering på havnen/strandene, tidspunkt for afvikling, målgruppe for deltagere osv.
- godt underholdningsprogram henover dagen i havnemiljøet og på scenen med bla. Vedbækgarden, Søredningstjeneste, badminton- og tennisaktiviteter, musikalsk underholdning, brandbil, m.m. Gøgler Kasper og hans partner var savnet. Placering for badminton, minitennis og lignende aktiviteter skal i højere grad inddrages og knyttes til andre aktiviteter på havnepladsen.
- der var lidt færre stande på markedspladsen end tidligere år og der bør være flere madboder og boder med foreninger og salg af produkter med gode tilbud, drikke samt informationsstande
- God lyd og speak har været et varemærke for Vedbæk Havnedag og et vigtigt element i havnedagen. Nogle områder var iår ramt af manglende lyd og nogle aktiviteter som WaterRUN og Plankedyst blev afviklet med lyd fra højtaler, som Jesper skaffede. Fremover vil mere assistance til Bjarne til forberedelse og afvikling af lyd og speak være mere påkrævet.
- færre udfordringer med parkeringsforhold end tidligere år, men udgiften til Rudersdal Kommune til lån af skilte er stigende, så det skal overvejes om der skal investeres i køb af parkeringsskilte.
- hoppeborge og dykkertank var atter meget populære børneaktiviteter med kø hele dagen.
- fortsat obs på muligheder for at komme af med skrald og have rigeligt med affaldsspande.
- fremadrettet skal vi undgå ”tomme” områder på havnen og enten udfylde dem med aktiviteter eller samle det mere på midten af havneområdet. Evt. nedsæt et udvalg som kommer med oplæg.
Havnedagsudvalget afholdt evalueringsmøde 4. september med gennemgang af alle områder og forslag til forbedringer.
Vedrørende sponsorer og økonomien bag årets aktivitet havde Kulturområdet i Rudersdal Kommune atter støttet Vedbæk Havnedag med kr. 15.000,- og Vedbæk Havn ydede udover et økonomisk tilskud på kr. 10.000,- atter en stor indsats i forbindelse med planlægning og afvikling af havnedagen. Også en stor tak til årets hovedsponsorer Ejendomsmægler Lars Zola-Honore, JK Sikring, Brugsen Vedbæk samt øvrige sponsorer og bidragydere herunder OK benzin, Vedbæk Revision, AD Jørgensen Design og Cafè Rosenhuset.
Vedbæk Havnedag støtter fortsat det gode og aktive liv på havnen i Vedbæk
Ifølge foreningens vedtægter §9.6 skal et eventuelt overskud fra foreningens aktiviteter fordeles primært til havnens klubber og aktiviteter, som foregår på havnen, sekundært til andre aktiviteter i Vedbæk. Overskud defineres som overskud efter at der er afsat midler til at afvikle næste års havnedag.
I 2025 havde repræsentanter for havneudvalget som nævnt dialog- og orienteringsmøde med havnens foreninger og inviterede som tidligere klubberne til at søge VHD om støtte til indkøb af rekvisitter, bolde og udstyr til deres aktiviteter på havnen og strandene. Havnedagsudvalget modtog ingen ansøgninger, men støttede Vedbæk Havn med et mindre beløb til indkøb af sandkasselegeredskaber til sandkasse ved Sydstranden.
Med udgangspunkt i foreningens formue, regnskab 2025 og budget for 2026 skal havnedagsudvalget i den kommende periode vurdere om der skal afsættes et beløb til at støtte det gode og aktive liv på havnen i kommende periode.
Det økonomiske grundlag for Vedbæk Havnedag og de tilknyttede aktiviteter
Økonomien bag Vedbæk Havnedag er som tidligere år baseret på tre grundpiller af indtægter: Sponsorstøtte, tilskud fra Kulturområdet i Rudersdal Kommune og Vedbæk Havn samt indtægter fra stande på markedspladsen, når der afholdes Vedbæk Havnedag.
Der er pr. 1. oktober søgt Rudersdal Kommune om støtte til havnedagen 2026. Som en af de første opgaver skal det nye havnedagsudvalg i gang med at sikre tilskud i form af anden sponsorstøtte til havnedagen for 2026.
Profilering og synlighed for Vedbæk Havnedag
Havnedagsmågen og logo for VHD er velkendt i Rudersdal Kommune og af mange i omkringliggende kommuner efter mange års plakatkampagner med mågesymbolet, bannere, flyers samt annoncering på forsider af lokalaviser. Vores plakater efterspørges hvert år med interesse for at få eller købe dem. Havnedagsmågen er nu også synlig hele året på produkter, som vi har støttet. Det kommende år bør havnedagsudvalget realisere overvejelser og konkrete tiltag for at få lavet t-shirts og overtræksjakker til brug ved havnedagen samt evt. andre PR produkter med mågelogo, nye beachflag, m.m.
www.vedbækhavnedag.dk er løbende blevet opdateret og en vigtig informationskanal for foreningen og Vedbæk Havnedag. Atter en stor tak til Bjarne Lyngeraa for løbende indsats med at opdatere og vedligeholde vores www. Facebook for Vedbæk Havnedag har 1650 følgere. To vigtige formidlingskanaler for VHD. Der er også oprettet en instagramprofil for VHD, hvor Claus Jørgensen er redaktør, men den er endnu ikke rigtig kommet i gang.
Der er fortsat mange flere muligheder for at arbejde videre med udvikling af lokale og regionale netværk - herunder netværk til frivillige, virksomheder, foreninger og organisationer, som alle kan støtte Vedbæk Havnedag med deres engagement og økonomi på selve dagen. Foreningen blev sidste år medlem af Rudersdal Kulturparaply.
Havnedagsudvalgets indsats frem mod Vedbæk Havnedag 2026
Vedbæk Havnedag har fortsat et koncept som fungerer godt og er populært med et miks af forskellige aktiviteter, god havnestemning, foreningsaktiviteter, fokus på børn og børnefamilier, musik i havnemiljøet, spise- og indkøbsmuligheder på handelspladsen og mangeartede kulturtilbud og underholdning for alle aldersgrupper. En af havneudvalgets kommende opgaver bliver at navigere og balancere udvalgets indsatser mellem udviklingsmuligheder og aktiviteter ifølge koncept og formål set i lyset af udviklingen i aktiviteter og kulturtilbud i Vedbæk området og specifikt omkring ændringer og fornyelser på Vedbæk Havn med blandt andet de nye restauranter og kommende planer for Hotel Marina og ikke mindst samarbejdsmuligheder med Vedbæk Kulturhus.
Havnedagsudvalget har i det forløbne år bestået af følgende personer valgt ved sidste årsmøde: Gitte Ehrhardt/Lars Olsen/Michael Lyhne (Vedbæk Havn), Mette Torp (repræsentant for Vedbæk Handels- og erhvervsforening), Jack Otto Kristensen (Kulturparaplyen), Jesper Klein (repræsentant for havnens foreninger), Kim, Christrup, Claus Jørgensen, Erik Mollerup, Bjarne Lyngeraa (kasserer) og Lars Wiskum (formand).
Det nye havnedagsudvalg skal i lighed med tidligere år overveje muligheder for at rekruttere og
En stor tak til Havnedagsudvalget som gennem året atter har lagt mange timers engagement, planlægning, kontakter til deres netværk, forhandlinger med samarbejdspartnere og andre interessenter, udarbejdelse og distribution af PR-materiale, mange e-mails og anden korrespondance og ikke mindst deltagelse i de faste udvalgsmøder på havnen i arbejdet med at få planlagt og afviklet årets havnedag. En ekstra tak til Claus Jørgensen for atter at have leveret flot PR og profileringsmateriale til foreningen og havnedagen.
Også en tak til andre frivillige, foreninger, sponsorer, vores revisor Lars Lindgren, havnens personale og Kulturområdet i Rudersdal Kommune, som atter har været en stor og vigtig del af forberedelsen, støtten og arbejdet med at planlægge og afvikle årets aktivitet Vedbæk Havnedag 2025.
Havnedagsudvalgets beslutninger i kommende udvalgsperiode vil vise om vi i 2026 kan gentænke havnedagen og afvikle 18. udgave af Vedbæk Havnedag søndag den 23. august med nye initiativer og aktiviteter som supplement til det velkendte og populære koncept og om der skal planlægges midtvejs- eller byaktiviteter i Vedbæk undervejs på vej mod Vedbæk Havnedag 2026
På vegne af Havnedagsudvalget og Foreningen Vedbæk Havnedag
Lars Wiskum, formand
Referat af
Årsmøde i Foreningen Vedbæk Havnedag 2025
Årsmøde i Foreningen Vedbæk Havnedag 2025
Mødedato/sted: Tirsdag den 21. oktober klokken 19.00 i Vedbæk Kajakklubs lokaler Vedbæk havn
Tilstede:
Lars Wiskum, Bjarne Lyngeraa, Jac Kristensen, Mette Torp, Jesper Klein, Erik Mollerup, Gitte Ehrhardt, Kim Christrup, Trine Høgsbro (tandlægerne)
Dagsorden
1. Valg af dirigent
Erik Mollerup blev valgt som dirigent og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt, den udsendte dagsorden var i overensstemmelse med foreningens vedtægter, og forsamlingen var beslutningsdygtig i henhold til vedtægterne – jf. § 6.
Erik Mollerup blev valgt som dirigent og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt, den udsendte dagsorden var i overensstemmelse med foreningens vedtægter, og forsamlingen var beslutningsdygtig i henhold til vedtægterne – jf. § 6.
2. Udvalgets beretning
Som formand for Foreningen Vedbæk Havnedag gennemgik Lars Wiskum årsberetningen, der også bruges som bilag til ansøgningen til Rudersdal Kommune.
Beretningen blev udleveret til mødedeltagerne. Beretningen er vedlagt dette referat.
Beretningen blev udleveret til mødedeltagerne. Beretningen er vedlagt dette referat.
Særligt afsnittet om Havnedagsudvalgets indsats frem mod Vedbæk Havnedag 2026 påkaldte sig en længere debat. Der skal arbejdes mere bevidst med målgrupper, markedsføring – særligt SoMe og projektledelse til at binde enderne bedre sammen. Endelig drøftedes organiseringen i forhold til at få flere involveret i selve afviklingen af dagen.
Desuden blev der talt om årshjul og manual for afviklingen. Der findes allerede en del relevant materiale, men det bør samles/opdateres.
Beretningen blev, efter denne drøftelse, taget til efterretning.
3. Fremlæggelse af regnskab og budget
Regnskab
Bjarne L gennemgik og kommenterede det opstillede regnskab pr 30. september 2025.
Regnskabet er revideret af foreningens revisor på grundlag af foreningens bogholderi (alle transaktioner foregår via foreningens bankkonto).
Budget
Der er udarbejdet et for 2026 baseret på erfaringerne de seneste år.
- Budgettet for 2026 tager udgangspunkt i regnskabet for 2025, dog med forventning om større sponsorater og flere stadepladser
- Der er allerede søgt om kommunalt tilskud og vi håber, at vi fortsat kan modtage denne støtte.
Regnskabet og budgettet er udleveret til mødedeltagerne.
Regnskab og budget blev godkendt af forsamlingen.
4. Indkomne forslag
Der var ingen indkomne forslag til behandling.
5. Fastsættelse af dato for afholdelse af Vedbæk Havnedag 2026
Søndag den 23. august 2026.
Godkendt!
6. Valg af havnedagsudvalgets medlemmer for det kommende år
Havnedagsudvalget består således i 2025/2026 efter valg:
- Havnens Samarbejdsudvalg– Jesper Klein
- Vedbæk Havns bestyrelse/havnekontor – Gitte Ehrhardt
- Vedbæk Handels- og Erhvervsforening – ingen kandidat opstillet.
Formanden for Vedbæk Havnedag kontakter formanden for Vedbæk Handels- og Erhvervsforening
- Rudersdal Kulturparaply – Ingen kandidat opstillet.
Jack Kristensen opfordres til at se om han kan finde en)
- Rudersdalborgere (uafhængige af foreninger) – Lars Wiskum, Bjarne Lyngeraa, Erik Mollerup, Claus Jørgensen (Markedsføring), Kim Christrup (Vedbæk Kulturhus).
På generalforsamlingen i 2023 blev følgende vedtaget:
§ 3 stk. 3.4 ændres til - ”HU kan bestå af syv (7) til maksimalt ti (10) medlemmer. Ved optagelse af HU medlemmer udover de syv (7) valgte iflg. HU`s sammensætning skal det godkendes af HU”
§9 stk. 9,2 ændres til ” Foreningen kan i økonomisk henseende tegnes af mindst to (2) HU- medlemmer, hvoraf en skal være enten formanden eller kassereren”.
7. Valg af revisor
Lars Lindgreen blev genvalgt, som havnedagsudvalgets revisor.
8. Fordeling af overskud
Da der i år er et mindre underskud er der ikke et overskud at fordele.
10. Eventuelt
Bjarne havde et indlæg om Hjemmeside hvortil der også blev efterlyst aktuelle billeder og andet relevant materiale, så det kan blive opdateret.
Dirigenten takkede Jack og Mette for deres indsats i Havnedagsudvalget.
Det blev aftalt at der skal afholdes en workshop udenfor den sædvanlige møderække med det formål at tale om rammerne for Vedbæk Havnedag. Et udvalg bestående af Lars, Jesper, Kim og Trine Høgsbro blev etableret med det formål at forberede og afvikle workshoppen.
Konstituering af HU vil foregå på første møde i HU. Frem til konstitueringen fortsætter Lars Wiskum, som formand og Bjarne Lyngeraa, som kasserer.
Dirigent og formand takkede for godt møde.
Referent: Erik Mollerup/ Bjarne Lyngeraa
Godkendt af dirigent Erik Mollerup